Welke vakantiedagen uitbetalen bij einde dienstverband?

Als een contract eindigt, dan ontstaat er vaak discussie over de vraag hoeveel vakantiedagen uitbetaald moeten worden. Enkele oorzaken daarvoor zijn het verval van wettelijke vakantiedagen, vrijstelling van werk en ziekte

Wettelijk of bovenwettelijk
Verschil in vakantiedagen. De wet maakt een onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Kort gezegd, bij een 40-urige werkweek heeft een werknemer aanspraak op 20 wettelijke vakantiedagen. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen die in de arbeidsovereenkomst of CAO opgenomen zijn.

Verval. Het verschil tussen (boven)wettelijke vakantiedagen is dat wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze opgebouwd zijn, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest vakantie op te nemen. Wettelijke vakantiedagen die in 2021 opgebouwd zijn, vervallen op 1 juli 2022. Let op. De vervaltermijn kan verruimd worden bij CAO of in een overeenkomst. De werknemer kan geen aanspraak meer maken op vervallen vakantiedagen en u hoeft die niet uit te betalen.

Niet vervallen = uitbetalen. Welke situatie wordt met de uitzondering (‘tenzij…’) bedoeld?  Het gaat met name om de (langdurig) arbeidsongeschikte werknemer die vanwege medische redenen niet in staat is om te re-integreren. De redenering is dat een werknemer die niet in staat is om te re-integreren, ook redelijkerwijs niet in staat is om vakantiedagen op te nemen.

Let op. U kunt als werkgever geen beroep op kan doen op het vervallen van vakantiedagen als u de werknemer niet transparant en tijdig geïnformeerd heeft over het aanstaande verval van de vakantiedagen. Tip: stimuleer werknemers de vakantiedagen op te nemen en maak hen bewust van de gevolgen als ze dat niet doen.

Verjaring. Bovenwettelijke vakantiedagen en de vakantiedagen waarvan de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om ze op te nemen, verjaren 5 jaar na het kalenderjaar waarin ze opgebouwd zijn. Let op: De verjaringstermijn kan gestuit worden met een aangetekende brief, waarna wederom een termijn van 5 jaar geldt.

Voer voor procedures
Vrijstelling van werk. Een andere uitzondering op het recht om vakantiedagen uitbetaald te krijgen, is die waarin een werknemer vanwege de beëindiging van het dienstverband voor een bepaalde periode vrijgesteld wordt van zijn werk met behoud van het salaris. In die situatie ligt het volgens het Europese Hof van Justitie (d.d. 20 juli 2016, ECLI:EU:C:2016:576) vindt dat de vakantiedagen die de werknemer tijdens die periode niet heeft opgenomen niet hoeven te worden uitbetaald.

Een voorbeeld uit de rechtspraak. Truus was per 1 juli 2017 boventallig verklaard, waardoor zij geen werk meer hoefde te doen en haar salaris behield. Van 26 oktober 2017 tot 5 april 2019 was zij gedeeltelijk arbeidsongeschikt. De arbeidsovereenkomst eindigt per 1 juli 2019 via een uitspraak van de kantonrechter. Truus vorderde de uitbetaling van de vakantiedagen over 2016 tot en met 2018.

Conclusie van het Hof. De vakantiedagen van 2016 zijn vervallen, want die konden opgenomen worden voor 1 juli 2017 én werkgever had gewezen op de risico’s. De vakantiedagen van 2017 zijn ook vervallen. Truus was weliswaar in een deel van dat jaar arbeidsongeschikt, maar in staat om te re-integreren. De vakantiedagen van 2018 moeten uitbetaald worden omdat die nog niet vervallen zijn op de laatste werkdag (30 juni 2019).

Houdt niet alleen een vakantie-administratie bij, maar beweeg werknemers om vakantie op te nemen en wijs hen op de gevolgen. Wees alert bij het uitbetalen van vakantiedagen bij een werknemer die langdurig ziek is geweest of vrijgesteld is van werk.